Secrétaire au Cycle de l'Eau - Sete Agglopole Mediterranee H/F - Structures de coopération territoriale

Dans le cadre des mouvements internes de personnel, il est fait appel à candidatures afin de pourvoir un poste de secrétaire.

MISSIONS PRINCIPALES
- Traitement courriers administratifs du Service Cycle de l'Eau (mise en forme sur Post'Office, mise en parapheur, retour parapheur, tableau de suivi parapheur, procédure clôture Post'Office) y compris de la REGIE EAU de MEZE (courriers abonnés, réponses aux demandes de dégrèvement, certificats administratifs)
- Assistance aux techniciens pour la rédaction et le suivi numérique des actes administratifs (Webdelib, Pastell, Iparapheur)
- Organisation réunions (Sondage pour date sur Doodle, salle à déterminer et réserver suivant nombre participants et disponibilité salle) en présentiel ou en visio
- Gestion des courriels arrivant sur l'adresse générique du service Cycle de l'eau (réception, transmission aux techniciens concernés, saisie TSMS pour demande intervention mairies adhérentes SAM)
- Réponses aux DT/DlCT avec utilisation d'une plateforme dédiée (SOGELINK)
- Réception des anomalies constatées sur réseaux d'eaux usées, d'eau potable et de pluvial par les administrés, services ou élus des 14 communes : saisie sur logiciel TSMS suivant la commune
- Renseignements divers sollicités par les usagers et dispatching sur les agents et techniciens du service concernés
- Réception des appels téléphoniques en cas d'absence des ingénieurs et techniciens, communication et retranscription de l'appel auprès du technicien concerné
- SPANC : Courriers de prise de rendez-vous, Transmission des rapports de contrôles, facturation, réponses à des demandes simples des usagers (administrative, financière, technique)
- Secrétariat du Service Education à l'Environnement (pour 10% de l'activité du poste)

MISSION SECONDAIRE
- Secrétariat du DGD6 pendant les congés de son assistante

CONNAISSANCES (SAVOIR)
- Maîtrise de l'outil informatique (Office, Actes Office, Post Office, Webdelib)
- Capacité à utiliser des logiciels ou plateformes métier (Sogelink, TSMS)
- Connaissance de l'environnement territorial, de procédures administratives, techniques et financières et des partenaires institutionnels
- Maîtrise des règles d'expression écrite et orale
- Techniques de classement et d'archivage
- Rigueur et autonomie notamment pour renvoi vers le technicien concerné des demandes extérieures
- Sens des responsabilités pour assurer les réponses, engageantes pour la collectivité, aux DT/DICT

QUALITÉS - APTITUDES
- Esprit d'équipe
- Savoir faire preuve d'organisation, de rigueur et de discrétion
- Réactivité
- Qualité rédactionnelle
- Sens du Service Public - qualité d'écoute et d'accueil
- Savoir prendre des initiatives, dans le respect des limites du poste
- Savoir reconnaître ses limites de compétences et savoir rechercher auprès de ses collègues du service les compétences requises

• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier