Assistant Responsable de Dispositif -50% H/F - Greta Cfa Montpellier Littoral

Type de contrat : CDD - Fonction publique ( fin décembre 2026) - Début septembreLieu : Sète (34)Salaire : Selon grille de la fonction publique + mutuelle d'entreprise + RTT**Missions principales**Au sein du GRETA CFA Montpellier Littoral (antenne de Sète), vous piloterez l'administration des dispositifs de formation et assurerez le suivi complet des stagiaires, en collaboration avec les coordonnateurs pédagogiques et les CFC.Vos responsabilités :**Recrutement des stagiaires **Organisation des réunions d'information collectiveEnvoi des tests (Epréa) et convocations aux entretiensSaisie des résultats sur Kairos et actualisation des BDD internes (Teams)**Gestion administrative des dossiers stagiaires**Préparation des guides du stagiaire (livret d'accueil, contrats de formation professionnelle)Constitution des dossiers de rémunération et suivi des paiementsSaisie des attestations d'entrée en formation et des relevés d'absence mensuelsÉdition des fiches d'émargement (formateurs et stagiaires) et envoi des courriers en cas d'absence**Suivi des stages en entreprise **Saisie des informations et établissement des conventions de stageAffectation des visites aux formateurs et centralisation des feuilles d'émargementÉdition des états de présence en entreprise**Relation avec les financeurs et partenaires **Saisie et envoi des documents spécifiques (certificats de démarrage, listes stagiaires/formateurs)Aide à la rédaction des comptes rendus d'exécution (bilans pédagogiques, statistiques, suivi insertion)**Suivi d'activité et certification**Saisie des données stagiaires sur PROGRE, YPAREO, KAIROS, SIGMA, DEFI, SoWeSignGestion des inscriptions aux examens et préparation des documents liés (convocations, attestations)Suivi de l'insertion des stagiaires (à 3 et 6 mois) Facturation :Transmission des éléments nécessaires et constitution des dossiers de facturation**Profil recherché**Expérience en gestion administrative (secteur formation professionnelle idéale)Maîtrise des outils : PROGRE, YPAREO, KAIROS, SIGMA, DEFI, GAEL, SHAREPOINT, SoWeSign, TeamsRigueur et organisation pour respecter les délais et hiérarchiser les prioritésSens du service public et travail d'équipeAutonomie et capacité à rendre compte aux coordonnateurs pédagogiques**Conditions **CDD 50% - fin décembre 2026Catégorie B (Bac +25)Début : SeptembreLieu : Sète (GRETA CFA Montpellier Littoral - Antenne de Sète)Avantages : Mutuelle d'entreprise + RTT

Experience: Débutant acceptéCompétences: Elaborer des processus et des modes opératoires techniques,Formaliser des informations utiles au bon fonctionnement et à la traçabilité de son activité,Relayer de l'information,Rendre compte de son action, de risques ou d'anomalies au responsablePermis: B - Véhicule léger souhaitéQualification: Employé non qualifiéSecteur d'activité: Formation continue d'adultesListe des qualités professionnelles:Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).

• Statistiques
• SGBD
• TEAMS
• Travail en équipe
• Autonomie
• SharePoint
• Compte-rendu
• Facturation
• Ypareo
• Prise de note
• Empathie