Les missions du poste
La ville de Sète recrute un.e secrétaire du Maire
Recevoir, filtrer et orienter les appels et les demandes
Coordonner l'agenda du Maire, de la directrice de Cabinet
Organiser des réunions entre agendas divers
Organiser les déplacements du Maire
Coordonner les relations internes/externes, suivi des requêtes usagers, habitants, partenaires extérieurs
Assurer le secrétariat des adjoints et conseillers municipaux en l'absence du secrétaire des élus
Préparer et participer aux réunions de cabinet
Suivi des parapheurs de leur réception à leur départ dans les services concernés ainsi que le suivi des parapheurs électroniques (Docapost) visa plus signature pour le compte de la Dir cab et du Maire (avoir un oeil avisé sur le contenu et la sensibilité des dossiers soumis à signature ou validation)
Préparation et gestion comptable du Cabinet suivi des commandes et anticipation du prévisionnel d'achat
Gestion et commande des fournitures
Assurer la constitution, le classement et l'archivage des dossiers pour la directrice de Cabinet et du maire
Préparation dossier CM
Gestion des congés
Saisir, mettre en forme, retravailler divers documents (courriers, tableaux, power-point...), les reproduire, les scanner, les diffuser
Suivi des dossiers de subventions et contrats de ville en lien avec le maire et la directrice de cabinet
Travail en lien étroit avec l'ensemble des services de la collectivité
Le profil recherché
Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de la collectivité
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Maîtrise des outils de bureautiques
Analyse et gestion des demandes d'information
Capacité d'organisation, polyvalence et de gestion des priorités
Travail en équipe / discrétion / sens de la confidentialité / relationnel
Résistance au stress
Compétences requises
- Travail en équipe
- Logiciels bureautiques
- PowerPoint
- Capacité d’adaptation