Secrétaire du Maire - Assistance au Secrétaire des Élus - Sete H/F - Communes

La ville de Sète recrute un.e secrétaire du Maire et assistance au secrétaire des élus.

Recevoir, filtrer et orienter les appels et les demandes
Coordonner l'agenda du Maire, des élus, de la directrice de Cabinet
Gestion de l'agenda courant des élus (présence manifestations, rv,, réunions internes, commissions, CA etc...) , secrétariats des adjoints et conseillers municipaux en lien avec le secrétaire des élus
Organisation, planification et suivi des permanences des élus, rédaction de rapports, suivi des dossiers.
Organiser des réunions entre agendas divers
Organiser les déplacements du Maire
Coordonner les relations internes/externes, suivi des requêtes usagers, habitants, partenaires extérieurs
Suivi des parapheurs de leur réception à leur départ dans les services concernés ainsi que le suivi des parapheurs électroniques (Docapost) visa plus signature pour le compte de la Dir cab et du Maire (avoir un oeil avisé sur le contenu et la sensibilité des dossiers soumis à signature ou validation)
Assurer la constitution, le classement et l'archivage des dossiers pour la directrice de Cabinet et du maire
Saisir, mettre en forme, retravailler divers documents (courriers, tableaux, power-point...), les reproduire, les scanner, les diffuser
Travail en lien étroit avec l'ensemble des services de la collectivité

Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de la collectivité
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Maîtrise des outils de bureautiques
Analyse et gestion des demandes d'information
Capacité d'organisation, polyvalence et de gestion des priorités
Travail en équipe / discrétion / sens de la confidentialité / relationnel
Résistance au stress

• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• PowerPoint
• Capacité d’adaptation