Responsable du Service des Assemblées et Secrétariat Général - Sete H/F - Communes

La Ville de Sète fait appel à candidatures afin de pourvoir un poste de "Responsable du service des assemblées et du secrétariat général H/F" au sein de la Direction Générale Adjointe des Services

MISSION 1 : ENCADREMENT DU SERVICE

Management de 6 agents
Gestion budgétaire et comptable du service
Gestion de 3 marchés publics (reliure des actes administratifs, retranscriptions séances du Conseil municipal, location machine à affranchir)
Production de données/tableaux de bord d'activité

MISSION 2 : ASSEMBLEE

Sécurisation juridique des séances du Conseil municipal : optimisation de la préparation (retroplanning), encadrement du déroulement (débats/votes), et suivi de la clôture (caractère exécutoire, compte rendu...)
Gestion des actes de la collectivité (modèles, validation, signature, transmission au contrôle de légalité, publicité, archivage)
Analyse et/ou rédaction d'actes administratifs
Suivi des représentations des élus dans les commissions et organismes internes et extérieurs
Organisation et suivi des réunions de la Commission des Finances
Interlocuteur des élus d'opposition
Veille juridique et rédaction de note en lien avec la fonction Assemblée
Gestion et paramétrage des logiciels Webdelib et IdelibRE + accompagnement des services dans l'utilisation de ces logiciels

MISSION 3 : SECRETARIAT GENERAL

Encadrement de l'enregistrement du courrier entrant
Encadrement de l'envoi du courrier sortant
Suivi de l'affranchissement
Gestion du téléservice de Saisines par Voie Electronique
Encadrement des navettes courriers intra et extra muros
Rédaction de notes thématiques
Gestion et paramétrage du logiciel PostOffice + accompagnement des services dans l'utilisation de ce logiciel

MISSION 4 : REGLEMENTATIONS

Gestion administrative des licences Taxis + réglementation de la profession sur le territoire communal
Licences débits de boissons
Autorisations de débits de boissons temporaires
Autorisations campagnes d'informations sur la voie publique

CONNAISSANCES (SAVOIR)

Connaissances affirmées du fonctionnement institutionnel des collectivités territoriales,
Expertise juridique,
Capacités d'analyse et de synthèse,
Maîtrise des procédures administratives et réglementaires
Logiciels et plateformes Webdelib, idelibRE, S2low, Post Office, CIRIL RH et Finances, téléservice
Maîtrise des outils bureautiques et Internet

QUALITES - APTITUDES

Encadrement et coordination d'une équipe
Méthode, et rigueur
Sens de l'anticipation, réactivité et gestion du stress
Maîtrise rédactionnelle et de synthèse
Transversalité
Discrétion
Qualités relationnelles (services, élus)
Disponibilité

• Sens du relationnel
• Veille juridique
• Logiciels bureautiques
• Rédaction d'actes
• Compétences rédactionnelles
• Management d'équipe
• Réactivité